La gestión de documentos en las oficinas, es uno de los mayores costos a los cuales se enfrentan muchas empresas, y no precisamente monetario, sino en tiempo y conocimiento. Se debe decidir cómo guardar un documento, también cual es el formato que debe dar a cada documento. Además, planear como localizar rápidamente el archivo cuando se necesite para cualquier labor dentro de la empresa.
Si una secretaria que trabaja en su empresa gasta unos 5 minutos en ir hasta el archivo, 5 minutos en buscar el documento necesario y otros 5 en regresar a su escritorio; está empleando un total de 15 minutos por cada documento que necesite. Entonces si al día se necesitan 5 documentos, solo en ir, buscar y regresar, se habrá gastado 75 minutos de tiempo laboral.
Un software de gestión documental le ayudara de una manera potente a solucionar sus problemas con la gestión de documentos en su empresa, ya que ahorrara costos, tiempo, mejorara la calidad de las labores y podrá tener un control absoluto de todos sus archivos.
El SGD controla de manera eficiente los flujos de información y el tratamiento de los datos, solucionando los problemas ocasionados por la enorme cantidad de papel que circula por las oficinas y su correspondiente conservación, los retrasos operativos ocasionados por no disponer del documento preciso en el momento justo y la limitación de acceso a la documentación por varios usuarios a la vez.
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