Tiempo de implementación de un SGD

Aproximadamente desde 4 meses a más teniendo en cuenta lo siguiente el tamaño y negocio de la empresa y si se desarrollará un sistema a medida o implementará un sistema genérico.

Algunos paso a seguir:

PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE (2 semanas)
Determinar que áreas del negocio se pueden beneficiar con un sistema de gestión de imágenes. Atender a las funciones empresariales que pueden ser mejoradas con la solución.

PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL (1 mes)
Analizar el flujo de información. Generar estadísticas sobre el volumen de documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios. Para ello es necesario que los implicados en el proyecto contesten a cuestiones como ¿a qué documentos acceden? ¿con que periodicidad, y durante cuanto tiempo? ¿a quién se envían los documentos generados? ¿que antigüedad tienen los documentos que se procesan? y ¿por qué se necesita acceder a ellos?

PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL (1 mes)
Generar un diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en el sentido de simplificar el proceso actual, automatizar las funciones relacionadas con el papel mediante tecnología de proceso de imágenes e integrar el sistema resultante en la estructura actual de la empresa.

PASO 4: ANALISIS TÉCNICO Y ECONOMICO (2 semanas)
En esta fase debe realizarse un análisis del diseño realizado desde el punto de vista técnico y económico. Revisar la arquitectura de sistemas existente, inventariando las plataformas desktop, de servidores y de red. Identificarse los componentes del sistema de proceso de imágenes que tienen que adquirirse o modificarse.
Este análisis es fundamental para comparar los previsibles beneficios del sistema y sus costes añadidos si los hay.

PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA (1 mes)
Desarrollar un prototipo de bajo coste y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del departamento de informática y un número muy limitado de usuarios. 
Implementar la aplicación en un departamento operativo, trabajando como si el sistema fuera parte de la estructura de proceso.
Por último, debe considerarse la generalización del sistema, estipulando dónde y cómo debe instalarse, y las peculiaridades de cada aplicación individual.

PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO (1 mes)
Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y ventajas operativas de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.

PASO 7: DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS YA EXITENTES (varía dependiendo del volumen de documentos)

Proveedores de Sistemas de Gestión Documental

Estos son algunos proveedores de SGD a nivel Nacional e Internacional.

Nacionales
-SIF AMERICA S.A. para su producto Sm@rc - Smart Archive
http://www.sif.com.py/index.php?task=products&product=smarc
-Data Systems
http://www.data.com.py/home.htm
-Century Systems, producto EDM
http://www.century.com.py/productos/admin_digit_docs.html

Internacionales
MICROSOFT, con su producto SharePoint
http://sharepoint.microsoft.com/es-es/Paginas/default.aspx
-INTELI8 de Ecuador, con su producto ImageNow
http://www2.inteli8.com/index.php?option=com_content&view=article&id=26&Itemid=3
-NEXO IT de Uruguay, con su producto Form
http://nexoit.com.uy/form.htm
-MICROFILE de Uruguay, productos EDM File Solution
http://www.microfile.com.uy/pags/productos.htm
-DOCUDIGITAL de Colombia
http://www.docudigital.com/quienessomos.html

Otros proveedores y aplicaciones de gestión documental libres
Alfresco: Gestor documental parte de una suite de gestión de contenidos, que también incluye gestión de imágenes y gestión de contenidos web.
http://www.alfresco.com/es/products/document-management/
OpenKM: Gestión documental online. Toda la gestión realizada a través de web. Permite hacer pruebas con usuarios de prueba.
http://www.openkm.com/
Nuxeo: Gestor de contenidos completo, con funcionalidades adicionales a la gestión documental.
http://www.nuxeo.com/en
jLibrary: Gestor de documentos online. Tiene versión de prueba.
http://sourceforge.net/projects/jlibrary/

 Enviado a la(s) 21:32 del viernes

En que consiste la Gestión Documental

Documental sobre la importancia del Sistema Gestión Documental en las empresas.

Aplicaciones en los Negocios

La Gestión Documental proporciona una solución integral para la gestión de todo tipo de documentos utilizados en una organización. Archivos administrativos, contables, documentación técnica y cualquier otro documento manejado en el negocio. 

Permite mantener un control sobre los documentos de facturas, remitos y pedidos de una empresa, gestionando diferentes permisos para que personas de diferentes departamentos puedan acceder a unos y otros.

Integra cualquier tipo de documentación permitiendo al usuario una gestión homogénea y transparente independientemente de su origen.

Incorporar documentos de orígenes y formatos diversos como: papel, fax, listados, EDI, procesador de textos y hojas de cálculo.
Todos los documentos: se pueden archivar como una imagen en formato PDF del documento, permitiendo su lectura e impresiones futuras y su fácil distribución, gracias a que los lectores del formato PDF, son mundialmente conocidos y de libre distribución (estándar).

Las bases de datos: tienen en la actualidad un gran protagonismo en los sistemas de Gestión Documental. La aparición de la informática en las empresas involucra ampliamente a la gestión documental y en algunos casos las bases de datos están reemplazando a los documentos como un soporte de información en las organizaciones.

Los programas: utilizados para la gestión de la documentación se pueden mencionar los escáneres o también llamados dispositivos de digitalización en donde los documentos originales son preparados para ser digitalizados, luego guardados y posteriormente almacenados. 

Las redes informáticas: permiten que los usuarios puedan acceder a la información que se encuentra almacenada en los servidores como también la utilización de Internet como un medio de acceso.

Los usuarios: pueden acceder a la base de datos por medio de una cuenta en donde podrán realizar la consulta que necesiten considerando los niveles de seguridad asignados para cada una de las cuentas.

SGD. Ventajas y Desventajas

Ventajas

Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la documentación de la empresa.
Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no autorizados.
Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado en hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina.
Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto evita
duplicaciones, gastos en copias, etc.
Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.


Desventajas

Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico.
Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto costo económico.
Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización.

 

SGD en la Actualidad

La gestión de documentos en las oficinas, es uno de los mayores costos a los cuales se enfrentan muchas empresas, y no precisamente monetario, sino en tiempo y conocimiento. Se debe decidir cómo guardar un documento, también cual es el formato que debe dar a cada documento. Además, planear como localizar  rápidamente el archivo cuando se necesite para cualquier labor dentro de la empresa.

Si una secretaria que trabaja en su empresa gasta unos 5 minutos en ir hasta el archivo, 5 minutos en buscar el documento necesario y otros 5 en regresar a su escritorio; está empleando un total de 15 minutos por cada documento que necesite. Entonces si al día se necesitan 5 documentos, solo en ir, buscar y regresar, se habrá gastado 75 minutos de tiempo laboral.

Un software de gestión documental le ayudara de una manera potente a solucionar sus problemas con la gestión de documentos en su empresa, ya que ahorrara costos, tiempo, mejorara la calidad de las labores y podrá tener un control absoluto de todos sus archivos.

El SGD controla de manera eficiente los flujos de información y el tratamiento de los datos, solucionando los problemas ocasionados por la enorme cantidad de papel que circula por las oficinas y su correspondiente conservación, los retrasos operativos ocasionados por no disponer del documento preciso en el momento justo y la limitación de acceso a la documentación por varios usuarios a la vez.

Antecedentes de los Sistemas de Gestión Documental

El sistema tradicional de orden alfabético, que todo el mundo pensaba que era la única forma de archivar por cientos de años, era un sistema simplificado de gestión de documentos.

Luego vino el sistema numérico, que nunca se desarrolló para el público en general, ya que no es adecuado para algunas compañías. Ese sistema numérico también es un sistema de gestión documental.

Con el tiempo, los administradores de oficinas lograron la combinación del método alfabético y el método numérico,  logrando así un sistema de gestión documental muy eficaz al que llamaron alfanumérico.

Definición de Gestión Documental

La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y prácticas para administrar todos los aspectos relacionados con la documentación en una organización: almacenamiento, búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autentificación, etc.

No obstante, las tecnologías de la información han permitido hacer grandes avances en la gestión documental, mediante los Sistemas de Gestión Documental (DMS, del inglés, Document Management System). Estos sistemas permiten informatizar la gestión, haciendo los procesos más ágiles, más eficientes, y con un ahorro sustancial de espacio físico.

Un sistema de gestión documental, en la definición más simple y más auténtica del término, es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados.